“Khi nào ghi nhận tài sản là công cụ dụng cụ? Công cụ dụng cụ mua về hạch toán như thế nào? Xác định thời gian phân bổ và tính phân bổ chi phí công cụ dụng cụ khi đưa vào sử dụng như thế nào? Bài viết sau đây sẽ trình bày chi tiết + ví dụ cụ thể về cách tính phân bổ công cụ dụng theo quy định mới nhất hiện này.”
Nội dung chính:
- Công cụ dụng cụ là gì?
- Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ
- Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ
- 3.1 Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ
- 3.2 Hạch toán công cụ dụng cụ
- 3.3 Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ
1. CÔNG CỤ DỤNG CỤ LÀ GÌ?
- Điều kiện ghi nhận tài sản cố định:
+ Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó;
+ Tài sản có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên;
+ Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy và có giá trị từ 30.000.000đ trở lên.
(Theo điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC)
>> Những tài sản nào không đáp ứng đủ cả 3 điều kiện trên thì được ghi nhận là công cụ dụng cụ.
>> Hay công cụ dụng cụ là những tài sản có giá trị dưới 30.000.000đ hoặc thời gian sử dụng dưới 1 năm.
Theo điều 26 Thông tư 200/2014/TT-BTC và điều 25 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định:
“Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ. Vì vậy công cụ, dụng cụ được quản lý và hạch toán như nguyên liệu, vật liệu. Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây nếu không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ thì được ghi nhận là công cụ, dụng cụ:
- Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp;
- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì;
- Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành, sứ;
- Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng;
- Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc…”
Ví dụ: Ngày 01/08/2018, Công ty Thuế Như Ý mua 1 bộ máy vi tính văn phòng giá trị là 16.500.000đ (đã bao gồm VAT).
Giá trị chưa thuế của bộ máy vi tính = 16.500.000/(1+10% )= 15.000.000đ < 30.000.000đ
Bộ máy vi tính này được ghi nhận là công cụ dụng cụ.
2. THỜI GIAN PHÂN BỔ CÔNG CỤ DỤNG CỤ
- Thời gian tính phân bổ chi phí công cụ dụng cụ tối đa không quá 3 năm.
- Thời gian tính phân bổ này được quy định tại khoản 2, điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
“Đối với tài sản là công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển,… không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.”
3. CÁCH TÍNH PHÂN BỔ CÔNG CỤ DỤNG CỤ
3.1 Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ
Theo điều 26 Thông tư 200/2014/TT-BTC và điều 25 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định:
“đ) Đối với các công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ khi xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh phải ghi nhận toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
- e) Trường hợp công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê xuất dùng hoặc cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán thì được ghi nhận vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước và phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.”
– Có 2 phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ:
| STT | TRƯỜNG HỢP | PHƯƠNG PHÁP |
| 1 | Công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và sử dụng trong 1 kỳ kế toán | Hạch toán toàn bộ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ |
| 2 | Công cụ dụng cụ có giá trị lớn hoặc liên quan đến nhiều kỳ kế toán | Hạch toán vào tài khoản 242 và hàng tháng tính phân bổ vào chi phí sản xuất, kinh doanh |
3.2 Hạch toán công cụ dụng cụ
- Mua công cụ dụng cụ về nhập kho
Nợ TK 153: Giá trị mua CCDC chưa thuế GTGT
Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT
Có TK 111/ TK 112/ TK 331: Tổng tiền mua hàng
- Xuất công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất, kinh doanh
- Trước khi xuất kho sử dụng phải xác định công cụ dụng cụ mua về sử dụng cho bộ phận nào, xác định ngày đưa công cụ dụng cụ vào sử dụng và thời gian phân bổ công cụ dụng cụ;
- Nếu công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và sử dụng cho 1 kỳ kế toán thì hạch toán toàn bộ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
>> Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:
Nợ TK 623/ TK 627/ TK 641/ TK 642: Giá trị công cụ dụng cụ
Có TK 153: Giá trị công cụ dụng cụ
>> Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:
Nợ TK 154/ TK 6421/ TK 6422: Giá trị công cụ dụng cụ
Có TK 153: Giá trị công cụ dụng cụ
Nếu công cụ dụng cụ có giá trị lớn và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán phải hạch toán vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước:
Nợ TK 242: Giá trị công cụ dụng cụ
Có TK 153: Giá trị công cụ dụng cụ
Đến cuối tháng, tiến hành hạch toán phân bổ chi phí công cụ dụng cụ trong tháng đó cho từng bộ phận sử dụng:
>> Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:
Nợ TK 623/ TK 627/ TK 641/ TK 642: Giá trị phân bổ 1 kỳ
Có TK 242: Giá trị phân bổ 1 kỳ
>> Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:
Nợ TK 154/ TK 6421/ TK 6422: Giá trị phân bổ 1 kỳ
Có TK 242: Giá trị phân bổ 1 kỳ
3.3 Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ
Công thức:
Giá trị phân bổ hàng năm = Giá trị công cụ dụng cụ/Thời gian phân bổ
(Thời gian phân bổ không quá 3 năm)
Giá trị phân bổ hàng kỳ (tháng) = Giá trị phân bổ hàng năm/12 (tháng)
Ví dụ: Ngày 01/06/2018, Công ty Thuế Như Ý mua 1 bộ máy vi tính văn phòng giá trị là 19.800.000đ (đã bao gồm VAT), thanh toán bằng tiền mặt. Bộ máy tính này mua về sử dụng cho bộ phận quản lý. (Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133)
Ngày 01/06: Mua bộ máy tính
Nợ TK 153: 18.000.000
Nợ TK 1331: 1.800.000
Có TK 111: 19.800.000
Xuất kho công cụ dụng cụ sử dụng cho bộ phận quản lý:
Nợ TK 242: 18.000.000
Có TK 153: 18.000.000
Bộ máy tính được xác định sử dụng trong 3 năm => Thời gian phân bổ = 3 năm
Giá trị phân bổ hàng năm = 18.000.000/3 = 6.000.000đ
Giá trị phân bổ hàng tháng = 6.000.000/12 = 500.000đ
Ngày 30/06: Hạch toán phân bổ chi phí công cụ dụng cụ
Nợ TK 6422: 500.000
Có TK 242: 500.000
Nếu công cụ dụng cụ mua về sử dụng ngay không trọn tháng (không phải mua về sử dụng từ ngày 01 của tháng), ta phải xác định ngày đưa công cụ dụng cụ vào sử dụng và tính phân bổ như sau:
Giá trị phân bổ trong tháng phát sinh = Giá trị công cụ dụng cụ /(Thời gian phân bổ x 12 x Tổng số ngày trong tháng) x Số ngày sử dụng trong tháng
Trong đó:
Số ngày sử dụng trong tháng = Tổng số ngày trong tháng – Ngày bắt đầu sử dụng + 1
Lưu ý: Ngày đưa công cụ dụng cụ vào sử dụng cũng là ngày bắt đầu tính phân bổ
Ví dụ: Ngày 12/06/2018, Công ty Thuế Như Ý mua 1 bộ máy lạnh giá trị là 9.900.000đ (đã bao gồm VAT), thanh toán bằng tiền mặt. Bộ máy lạnh này mua về sử dụng cho bộ phận bán hàng. (Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133)
Ngày 12/06: Mua máy lạnh
Nợ TK 153: 9.000.000
Nợ TK 1331: 900.000
Có TK 111: 9.900.000
Xuất máy lạnh sử dụng cho bộ phận bán hàng
Nợ TK 242: 9.000.000
Có TK 153: 9.000.000
Bộ máy lạnh được xác định sử dụng trong 2 năm => Thời gian phân bổ = 2 năm
Số ngày sử dụng trong tháng = 30 – 12 +1 = 19 ngày
Giá trị phân bổ trong tháng = 9.000.000/(2 x 12 x 30) x 19 = 237.500đ
Ngày 30/06: Hạch toán chi phí phân bổ công cụ dụng cụ
Nợ TK 6421: 237.500
Có TK 242: 237.500
Từ tháng 07/2018 trở đi: Hạch toán chi phí phân bổ công cụ dụng cụ như sau:
Giá trị phân bổ hàng tháng = 9.000.000/(2 x 12) = 375.000đ
Nợ TK 6421: 375.000
Có TK 242: 375.000
