Tổ chức bộ máy kế toán, bổ nhiệm kế toán trưởng là quy định bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp quá nhỏ hoặc những doanh nghiệp vừa mới thành lập thì việc xây dựng 1 bộ máy kế toán hoàn chỉnh là không dễ dàng. Do vậy, các doanh nghiệp này thường chọn cho mình hình thức thuê dịch vụ kế toán thuế trọn gói từ các công ty dịch vụ kế toán, kiểm toán, tư vấn thuế.
Thuê dịch vụ kế toán thuế nghe có vẻ đơn giản nhưng thực chất không hẵn vậy. Giá cả, chất lượng dịch vụ là một vấn đề bạn phải quan tâm khi thị trường có hàng trăm hàng ngàn công ty cung cấp dịch dụ liên quan đến kế toán và thuế. Và trách nhiệm của bản thân doanh nghiệp và công ty dịch vụ là như thế nào trong vấn đề kê khai thuế và hạch toán kế toán? Bài viết này mình sẽ giúp bạn lựa chọn cho doanh nghiệp mình 1 công ty cung cấp dịch vụ kế toán thuế uy tín và chất lượng.
Quy định pháp luật về bộ máy kế toán và dịch vụ kế toán
Như mình trình bày bên trên, các doanh nghiệp có quyền thuê dịch vụ làm kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng, phụ trách kế toán là hoạt động bình thường tại doanh nghiệp nhằm đáp ứng các yêu cầu đặt ra, cũng như phù hợp với quy mô, sức khỏe tài chính của chính doanh nghiệp
Điều 22, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán cũng nêu rõ, các đơn vị kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, DN được thuê đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán để làm kế toán hoặc làm kế toán trưởng, phụ trách kế toán. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về việc thuê dịch vụ làm kế toán, thuê dịch vụ làm kế toán trưởng, phụ trách kế toán
Theo Điều 21, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, kế toán trưởng, phụ trách kế toán phải có các tiêu chuẩn quy định gồm: Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật; Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán; Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng; Có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 02 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 03 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán trình độ trung cấp, cao đẳng.
Đồng thời, hiện nay, pháp luật cũng quy định rõ những người không được làm kế toán, cũng đồng nghĩa với với việc không được làm kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán.
Cụ thể, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định rõ các trường hợp sau đây không được làm kế toán: người chưa thành niên; người bị Tòa án tuyên bố hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải chấp hành biện pháp đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, cơ sở cai nghiện bắt buộc. Người đang bị cấm hành nghề kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự…
Bên cạnh đó, một số trường hợp khác không được làm kế toán là cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của người đại diện theo pháp luật, của người đứng đầu, của giám đốc hoặc tổng giám đốc và của cấp phó của người đứng đầu, phó giám đốc hoặc phó tổng giám đốc phụ trách công tác tài chính – kế toán, kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán…
Một số điểm cần lưu ý khi thuê dịch vụ kế toán thuế
Hiện nay, xu hướng thuê dịch vụ làm kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng ngày càng nhiều hơn nhằm đáp ứng các yêu cầu đặt ra, cũng như phù hợp với quy mô, sức khỏe tài chính của mỗi DN. Trong quá trình thuê dịch vụ làm kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng, phụ trách kế toán, cần lưu ý một số vấn đề gồm:
- Cho dù là thuê dịch vụ kế toán thì trách nhiệm pháp lý vẫn là người đại diện pháp luật của công ty chứ không phải công ty dịch vụ kế toán. Do vậy, bạn không nên tin tưởng tuyệt đối vào bất kỳ dịch vụ nào. Bạn cần phải theo dõi tình hình của công ty như thế nào: hóa đơn, sổ sách, thuế tạm tính, thuế GTGT,…Bất cứ một khoản nào thấy không bình thường phải yêu cầu bên dịch vụ kế toán giải trình trước khi ký, đóng dấu.
- Việc thuê dịch vụ làm kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng phải được lập thành hợp đồng bằng văn bản theo quy định của pháp luật.
- Đơn vị kế toán thuê dịch vụ làm kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thông tin, tài liệu liên quan đến công việc thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng và thanh toán đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ kế toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.
- Khi thay đổi kế toán trưởng, phụ trách kế toán, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán hoặc người quản lý, điều hành đơn vị kế toán phải tổ chức bàn giao công việc và tài liệu kế toán giữa kế toán trưởng, phụ trách kế toán cũ và kế toán trưởng, phụ trách kế toán mới, đồng thời thông báo cho các bộ phận có liên quan trong đơn vị và cho các cơ quan nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch biết họ tên và mẫu chữ ký của kế toán trưởng, phụ trách kế toán mới.Kế toán trưởng, phụ trách kế toán mới chịu trách nhiệm về công việc kế toán của mình kể từ ngày nhận bàn giao công việc. Kế toán trưởng, phụ trách kế toán cũ vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình phụ trách.
Các công việc trong hợp đồng dịch vụ kế toán thuế trọn gói
Công việc kế toán, thuế khá đa dạng và phức tạp. Do đó giữa doanh nghiệp và công ty dịch vụ cần trao đổi công việc cần làm giữa hai bên:
- Dịch vụ kế toán thuế bao gồm những công việc nào: kiểm tra tính hợp lệ chứng từ, hạch toán sổ sách kế toán, kê khai thuế hàng tháng / quý, quyết toán thuế năm…
- Trách nhiệm về thuế, kế toán đối với cơ quan nhà nước sẽ như thế nào?
- Báo cáo tình hình hoạt động công ty, báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý,hàng năm như thế nào?
- Chi phí dịch vụ kế toán thuế là bao nhiêu, trọn gói hay tính theo các phát sinh?
- Việc chăm sóc khách hàng của bên dịch vụ như thế nào?
- Và cuối cùng là tính bảo mật thông tin một cách tuyệt đối.
Nên thuê dịch vụ kế toán trọn gói, từng phần hay tự tổ chức bộ phận kế toán?
Việc lựa chọn sử dụng dịch vụ kế toán hay tự xây dựng bộ phận kế toán phụ thuộc vào quy mô, giai đoạn hoạt động và tài chính của công ty. Cái gì cũng có cái giá của nó, không thể có việc có được một bộ phận kế toán chất lượng tốt với chi phí cực kỳ rẻ được. Không có lựa chọn nào tuyệt đối, mình chỉ gợi ý bạn lựa chọn một giải pháp tối ưu theo nguyên tắc gợi ý sau:
Tình hình tài chính công ty mạnh thì nên xây dựng bộ phận kế toán thật tốt ngay từ đầu, tuyển một kế toán trưởng thật giỏi chấp nhận trả lương cao để xây dựng phòng kế toán chuyên nghiệp, phục vụ tốt nhất cho các báo cáo và quyết định kinh doanh, đồng thời tránh được các rắc rối về thuế và kế toán sau này. Mình từng chứng kiến một công ty thuê bên dịch vụ kế toán trọn gói nhưng số liệu trên sổ sách không khớp với trên báo cáo kiểm toán. Kết quả ra sao thì bạn cũng biết rồi.
Với những công ty nhỏ thì việc thuê 1-2 bạn làm kế toán với mức lương thấp (dưới 10 triệu) sẽ không đảm bảo về mặt tuân thủ kế toán, thuế của nhà nước. Đa số các bạn này chưa có nhiều kinh nghiệm nên làm sẽ có nhiều sai sót. Trong trường hợp này công ty nên chọn sử dụng dịch vụ kế toán, thuế từ các công ty uy tín trên thị trường.
Với những công ty vừa và lớn, mới thành lập và chưa tuyển kịp kế toán trưởng thì nên chọn một công ty dịch vụ kế toán, kiểm toán có tên tuổi trên thị trường, chấp nhận giá dịch vụ cao để họ tư vấn xây dựng các quy trình sổ sách ban đầu theo đúng chuẩn mực kế toán, pháp luật thuế. Bởi vì ở quy mô của các cty này nếu bạn chọn dịch vụ từ công ty nhỏ sẽ không có đủ kiến thức và kinh nghiệm đảm bảo xây dựng bộ máy kế toán hoàn thiện.
Trên đây Thuế Như Ý đã chia sẻ những kinh nghiệm về lựa chọn dịch vụ kế toán thuế phù hợp cho từng đối tượng doanh nghiệp. Hy vọng bạn sẽ lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất cho công ty của bạn.
